22. Mai 2023
Collaboration bedeutet nicht einfach Zusammenarbeit. Ein zielgerichtetes und effizientes Miteinander von Teams und Einzelpersonen über Hierarchien, Firmengrenzen (und zuweilen Kontinente) hinweg ist eine Frage der richtigen Tools und ihrer Integration in die Wissensspeicher der Unternehmen. Was bedeutet Collaboration und inwiefern kann ein ECM dabei helfen, die Zusammenarbeit flexibler und effizienter zu gestalten?
Im Zuge der Veränderung von Arbeitsorganisationen hat Collaboration erheblich an Bedeutung gewonnen. Dabei bezeichnet Collaboration nicht nur die rein kooperative Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern: Durch die Vernetzung von Standorten, Fachbereichen und interdisziplinär aufgestellten Teams entstehen organisatorisch zusammengestellte Einheiten, die verschiedene Formen von Prozessen abbilden und die Aufrechterhaltung funktionierender Wertschöpfungsketten garantieren. Eine erfolgreiche Zusammenarbeit hat positive Auswirkungen auf die Produktivität und Transparenz im Unternehmen: Der Informationsfluss innerhalb von Projektteams wird gewährleistet, im besten Fall eine wirkungsvolle Arbeitsteilung gefördert und gegenseitige Unterstützung ermöglicht.
Zugleich hat sich Collaboration in den vergangenen Jahren durch die Digitalisierung spürbar verändert und zum Teil komplett in den virtuellen Raum verlagert. Und es ist vor allem die Folge eines weitreichenden “Strukturwandels” in den Unternehmen, bedingt durch die Anforderungen der Digitalisierung. Neue Modelle der Projektarbeit sind längst nicht nur aus der Not einer pandemischen Ausnahmesituation geboren oder ein vorübergehendes Phänomen aus der sozialwissenschaftlichen Trendforschung: Der Wettbewerbsdruck im Angesicht der Globalisierung erfordert immer wieder eine konsequente Anpassung und Neujustierung der eigenen Prozesse. Am Einsatz digitaler Technologien lässt sich der Produktivitäts- und Effizienzgewinn bemessen – egal ob es sich dabei um Künstliche Intelligenz, Automatisierungstools oder Managementsysteme handelt. Wer darauf verzichtet, riskiert das wirtschaftliche Abseits.
Entsprechend steigt auch der Handlungsdruck im Personalmanagement, die Bedürfnisse der wenigen, auf dem Markt verfügbaren Fachkräfte und die Gegebenheiten des Unternehmens in Einklang bringen zu müssen. Der Frage, wie man Zusammenarbeit heute mit Hilfe von Digitalisierung und modernen Technologien fördern und optimieren kann, kommt dabei eine besondere Bedeutung zu.
Alles, was Sie zu ECM-Lösungen für erfolgreiche Collaboration wissen müssen:
In vielen Unternehmensbereichen wird heute mit Collaboration Tools gearbeitet. Jene Programme sollen dabei helfen, einen zentralen Informationsfluss zu gewährleisten, die Aufgaben- und Projektverwaltung zu fördern sowie die Kommunikation innerhalb des Teams zu erleichtern. Vor allem die ortsunabhängige Zusammenarbeit steht dabei im Mittelpunkt.
In diesem Zusammenhang wird häufig der Begriff Social Collaboration verwendet – ein Schlagwort, das vor allem in den letzten Jahren die unterschiedlichen Aspekte des firmeninternen Informationsaustauschs über räumliche und zeitliche Distanzen hinweg zu beschreiben versucht. Social Collaboration skizziert dabei vor allem eine softwarebasierte Form der modernen und digitalen Teamarbeit: prozessorientiert, flexibel – vor allem jedoch mobil. Somit gelten Collaboration-Plattformen wie Asana, Slack oder Microsoft Teams zugleich auch als Social Collaboration Tools, die zu technischen Kommunikationszentren ausgebaut werden. Immer öfter dienen sie als Wissensplattform, Aufgabenmanagement und Projektboard, an dem Remote Worker, Hybrid-Anhänger und klassische Bürotätige gemeinsam arbeiten. Die digitale “Zentralisierung” der Informationen reduziert vor allem den E-Mail-Verkehr, vielerorts neben der aussterbenden Gattung des physischen Meetings noch die favorisierte Form der Abstimmung unter den engsten Kolleg:innen.
Doch bei der Verwaltung und Strukturierung der anfallenden Informationen geraten die Programme schnell an ihre Grenzen. Wer hat welche Dokumente in welcher Version wann in Umlauf gebracht und wo sind diese dauerhaft verfügbar? In den Untiefen von Chatverläufen, Projektgruppen und Videocalls versickern etwaige Protokolle, Vertragsentwürfe und Rechnungsbelege, ohne dass diese so leicht wieder auffindbar wären.
Uneingeschränkte Kommunikation und Zusammenarbeit auf Grundlage einer sicheren wie flexiblen Technologie – darum müssen sich Unternehmen und Verwaltungen frühzeitig kümmern, die den Digital Workplace verwirklichen wollen. Viele Entscheider scheuen davor zurück, weil sie hohe Anschaffungs- und Implementierungskosten befürchten, dazu kommen Ausgaben für die entsprechende Infrastruktur sowie für die Umsetzung von Compliance-Richtlinien. Mit einem Enterprise Content Management-System lassen sich jedoch diese Hürden recht problemlos meistern. Was sind die besonderen Vorzüge einer ECM-Lösung, die klassische Collaboration Software möglicherweise nicht nur sinnvoll ergänzt, sondern sogar ersetzen kann?
Weitere Vorteile eines ECM sowie viele Informationen zum Thema finden Sie auch in unserem Whitepaper: “(Social) Collaboration und Dokumentenmanagement”.
Collaboration – erst recht Social Collaboration – ist heute mehr denn je eine Frage der richtigen Technologie. Videokonferenztools und Projektmanagementprogramme sind zwar heute für Projektbeteiligte die wichtigsten Instrumente – für ein sicheres unternehmensweites Informationsmanagement sind diese jedoch denkbar ungeeignet. Wer im Unternehmen Zusammenarbeit weiterentwickeln will, kommt an einem ECM nicht vorbei.
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