30. April 2025
Von Dr. Florian Pudlitz
Dr. Florian Pudlitz
Solutions Architect
In der heutigen digitalen Arbeitswelt ist Enterprise Content Management (ECM) ein unverzichtbarer Baustein für Unternehmen, die effizient und verteilt arbeiten möchten. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, dass die ECM-Software auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sein sollte – nicht umgekehrt. Ein hoher Individualisierungsgrad ist entscheidend, um den unterschiedlichen Anforderungen eines Unternehmens gerecht zu werden. Gleichzeitig stehen alle Firmen vor ähnlichen Herausforderungen, beispielweise rund um die digitale Rechnungsverarbeitung oder Vertragsverwaltung.
Gewünscht sind erprobte Softwarelösungen, die die Bedürfnisse verteilter Teams abdecken und digitale Geschäftsprozesse unterstützen. Zudem sollte individuelle Software flexibel genug sein, um sich neuen Entwicklungen in der Digitalisierung anzupassen und erweiterbar zu bleiben. Standardisierte Module sollten nahtlos in maßgeschneiderte Lösungen integriert werden, um Medienbrüche zu vermeiden.
Die Digitalisierung in vielen Bereichen und Branchen, beispielsweise bei der elektronischen Rechnungsverarbeitung durch die gesetzliche E-Rechnungspflicht, erfordert neue Softwarekomponenten in den Unternehmen. Hier zeigt sich, dass die Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben auf der einen und die spezifischen Unternehmensprozesse auf der anderen Seite softwareseitig abgebildet werden müssen. Konkret bedeutet dies, dass jede Firma ihr eigenes standardisiertes Softwaremodul braucht. Wie passt das zusammen?
Der erste Schritt ist dafür zu sorgen, dass ein hohes Maß an Modularisierung in der Software gewährleistet wird. Heutige ECM-Software kommt nicht mehr aus einem Guss vom Hersteller zum User, sondern folgt vielmehr einem Baukastenprinzip, mit dem sich schnell und individuell eigene Lösungen zusammenbauen lassen. So ist es möglich, jederzeit auf sich verändernde Rahmenbedingungen und die jeweils aktuelle Gesetzgebung reagieren zu können.
Im zweiten Schritt müssen sich die Softwarebausteine konfigurativ in die Gegebenheiten der Unternehmen einfügen. Das stellt die Softwareentwicklung vor neue Herausforderungen, weil nicht nur agil auf individuelle Wünsche reagiert werden muss, sondern zusätzlich der Standardisierungsgedanke ein wichtiger Aspekt der Entwicklung sein sollte. Die Individualisierungsmöglichkeit darf nicht verloren gehen, schließlich hat jedes Unternehmen ganz eigene Prozesse, und Technologien müssen nahtlos in bestehende Abläufe integriert werden können.
Die Modularisierung und Standardisierung eröffnet somit jedem einzelnen die Möglichkeit, sich stetig wechselnden Anforderungen anzupassen, und schafft eine dauerhaft nutzbare Softwarelösung in den Betrieben. Sie sollte jedoch nicht als unveränderlich verstanden werden und den Anspruch haben, dass ein Standard die Probleme der Unternehmen gleichermaßen löst.
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Nun steht jeder Entscheidungsträger vor der Frage, ob sich die aktuelle Software anpassen lässt oder eine neue Spezialsoftware das Problem löst. Ändert sich die Software, kann es zu Unterbrechungen in den gewohnten Arbeitsabläufen kommen. Neue Software führt zu Medienbrüchen und Schnittstellenproblemen. Was also tun?
Der Grundgedanke sollte nicht sein, dass Mitarbeitende sich nach einem Update umgewöhnen oder in neuen Oberflächen zurechtfinden müssen. Vielmehr muss eine modularisierte Software Probleme lösen und Prozesse erleichtern. Die Software muss sich an das Unternehmen anpassen und bestehende Routinen unterstützen. Das heißt, Arbeitsschritte sollten reduziert und das Bearbeiten von Vorgängen schneller und effizienter werden. Ein entscheidendes Kriterium ist jedoch die Akzeptanz der Mitarbeitenden. Drei wesentliche Prinzipien spielen hierfür eine große Rolle:
Fazit: Modulare ECM-Lösungen bieten den entscheidenden Mehrwert in der heutigen dynamischen Arbeitswelt. Anders als Spezialsoftware, bei der es zu Medienbrüchen und Umgewöhnungen kommen kann, unterstützt ein flexibler Baukastenansatz die bestehenden Arbeitsabläufe optimal und ermöglicht schnelle Anpassungen bei neuen Herausforderungen. Unternehmen profitieren von individuell anpassbaren Lösungen, die gesetzliche Anforderungen erfüllen und gleichzeitig interne Prozesse effizient gestalten. Letztlich entscheidet die hohe Benutzerakzeptanz – und damit auch der wirtschaftliche Erfolg – über den nachhaltigen Nutzen eines modular aufgebauten ECM-Systems.
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