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Lösung: enaio® vorlagenverwaltung

Vorlagenverwaltung mit enaio®

Textbausteine für schnellere Prozesse

Weitere Infos finden Sie hier:

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Zielgruppe
Die enaio® vorlagenverwaltung unterstützt Verwaltungsmitarbeitende, die Dokumente mit einer ähnlichen bzw. wiederkehrenden Struktur erstellen müssen.

Die Lösung
Die enaio® vorlagenverwaltung dient der einfachen Nutzung von Textbausteinen bei der Erstellung von Dokumenten in enaio®. Zusätzlich zu den zentral hinterlegten Vorlagen in enaio® – mit einheitlichem Briefkopf und anderen einheitlichen Inhalten – besteht die Möglichkeit, wiederkehrende Passagen in Form von Textbausteinen zu verwalten und diese bei der Erstellung über die Indexdatenmaske dem jeweiligen Dokument hinzuzufügen. Dies führt zu einem einheitlichen Erscheinungsbild der in der Verwaltung erstellten Dokumente. 

Vorteile im Überblick

  • Mit Hilfe von vordefinierten Textbausteinen werden Fehler beim Kopieren bzw. Einfügen vermieden 

  • Effizientes und schnelles Erstellen von standardisierten Dokumenten mithilfe von Textbausteinen 

  • Zeitersparnis

  • Papierersparnis

  • Flexible Verwendbarkeit in jedem enaio® client 

Screenshot einer Benutzeroberfläche in deutscher Sprache, die Felder zur Eingabe von Details zur Dokumentenverwaltung anzeigt. Enthält Abschnitte für Benennung, Beschreibung, Ersteller, Sichtbarkeit und Editoreinstellungen mit Platzhalterdaten.

Sichere Zugriffsrechte

Je nach Dokumententyp und Rechte-Einstellungen bleibt der Zugriff nur Berechtigten vorbehalten.

Textbausteine definieren

Die Textbausteine können von den Verwaltungsmitarbeitenden in einem separaten Schrank in enaio® gepflegt werden. Hier lassen sich Passagen mit entsprechenden Beschreibungen und Berechtigungen definieren. Die Angaben auf/in der Dokumentenmaske sind wichtig für die spätere Datenübernahme.

Screenshot eines deutschen Dokuments mit dem Titel „Ordnungsverfügung“ und drei nummerierten Absätzen, in denen Anweisungen und finanzielle Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit dem Dokument aufgeführt sind. Der Text ist in einfacher Standardschrift auf weißem Hintergrund geschrieben.
Screenshot einer Softwareoberfläche, die eine Liste von Textblöcken auf Deutsch anzeigt. Zu den Artikeln gehören „Gerichtsübersendung“, „Begründung“, „Begründung Androhung“, „leer“ und „Rechtsbehelfsbelehrung“. Auf der rechten Seite sind Bearbeitungs- oder Aktionsmöglichkeiten sichtbar.

Abruf der Textbausteine

Wird nun bei der Dokumentenerstellung eine Vorlage ausgewählt, stehen die hinterlegten Textbausteine zur Verfügung.

Erzeugung des Dokuments

Bei der Erstellung eines Dokuments, bei dem die entsprechenden Indexdaten automatisch aus den Masken ausgelesen werden (z. B. Vorgangsnummer, Adresse des Absendenden, Adresse des Empfangenden, Betreffzeile), wird automatisch ein vollständiges Schreiben erzeugt. Dabei kann jede Vorlage verwendet werden. 

Ein Nebeneinandervergleich zweier Dokumente mit dem Titel „STADT OPTIMAL“. Das linke zeigt eine Vorlage und das rechte ein generiertes Dokument. Beide enthalten Textblöcke, Logos und Barcodes, wobei das rechte detailliertere Inhalte enthält.

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